エクセルで重複チェックをする方法をお探しですね。

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エクセルで重複データをチェック・削除する方法を徹底解説

エクセルで顧客リストや商品データ、アンケート結果などをまとめていると、気づかないうちに同じデータが何度も入力されてしまうことってありますよね。

こうした重複データをそのままにしておくと、集計結果がおかしくなったり、同じお客さんに案内を二重に送ってしまったりと、困ったトラブルにつながることがあります。

でも、よく分からないまま削除してしまうと、大切なデータまで消してしまう危険もあるので注意が必要です。

この記事では、重複データに色をつけて安全に確認する方法から、条件を絞った抽出、そして一括削除のやり方まで、順を追って分かりやすく説明していきます。

エクセルで重複データに色をつけてチェックする方法

エクセルで重複データを処理するとき、まず最初にやっておきたいのが「条件付き書式」を使って重複しているセルに色をつけることです。

いきなり削除してしまうと、同姓同名の別人のデータなどを間違って消してしまう可能性がありますが、先に色をつけておけば見た目ですぐに分かるので安心です。

やり方はとても簡単です。

重複をチェックしたい列を選んで、「ホーム」タブの「条件付き書式」をクリックします。

そこから「セルの強調表示ルール」→「重複する値」を選ぶだけ。

画面が出てきたら、目立つ色を選んで「OK」を押せば、表の中にある重複データがパッと色付きで表示されます。

もう少し応用的な使い方として、「3回以上重複しているデータだけをチェックしたい」というケースもあるでしょう。

たとえば、同じお客さんから何度も問い合わせがあった場合を見つけたいときなどです。

そんなときは、COUNTIF関数を組み合わせる方法が便利です。

対象の列を選んで「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」の欄に「=COUNTIF(A:A,A1)>2」のような数式を入れて書式を設定します。

これで、指定した回数以上重複しているデータだけに色がつくので、大量のデータの中からでも重要な情報をすぐに見つけられます。

色付けした重複データをフィルターで絞り込んで確認する

条件付き書式で重複データに色をつけたら、次はそのデータだけを画面に集めて、しっかり確認していきましょう。

データが数百行、数千行もある場合、スクロールしながら色のついたセルを一つずつ探していくのは大変ですし、見落としも起きやすくなります。

そこで役立つのが、エクセルの「フィルター機能」と「並べ替え」を組み合わせた方法です。

まず、表の見出し行を選んで「データ」タブから「フィルター」をクリックします。

すると、各列の上に小さな▼マークが表示されます。

このフィルター機能を使って、対象の列の▼マークをクリックし、「色フィルター」から先ほど設定した色を選びます。

すると、色のついた重複データだけがリストに表示されて、それ以外は一時的に隠れます。

さらに、名前や顧客IDなどの列で「昇順」や「降順」に並べ替えをすると、同じデータが上下に並んで表示されるようになります。

こうすることで、「これは同姓同名の別人なのか」「本当に削除していいデータなのか」を効率よく見比べることができ、間違って削除してしまうリスクをグッと減らせます。

エクセルで重複データを一括削除する手順

目で見てしっかり確認できたら、いよいよ不要な重複データを削除していきます。

エクセルには「重複の削除」という便利な機能があるので、これを使えば一気に整理できます。

ただし、作業を始める前に必ずやっておきたいのが**バックアップ**です。

万が一の操作ミスや、後から元のデータを見たくなったときのために、シート全体をコピーして別の場所に保存しておきましょう。

バックアップの準備ができたら、重複をチェックしたいデータの範囲を選ぶか、表の中のどこかのセルを選んでおきます。

次に「データ」タブの「データツール」グループにある「重複の削除」をクリックすると、設定画面が開きます。

ここで大事なのが、**どの列を基準にして重複を判定するか**をきちんと選ぶことです。

たとえば、「氏名」と「電話番号」の両方が完全に一致したときだけ重複とみなしたい場合は、その2つの列だけにチェックを入れて、他のチェックは外します。

設定が終わったら「OK」を押すと、自動的に重複データの2件目以降が削除されて、「〇個の重複する値が見つかり、削除されました」というメッセージが表示されます。

この機能を使えば、何万件もあるデータでもあっという間にキレイに整理できて、その後の集計や分析の精度もグッと上がります。

重複データがうまくチェック・削除できないときの原因と対策

エクセルで重複のチェックや削除をしたはずなのに、明らかに同じ内容のデータが残ってしまうことがあります。

その原因の多くは「表記のゆれ」や「見えない文字が混ざっている」ことです。

たとえば、会社名の株式会社が「(株)」と略されていたり、アルファベットや数字が「全角」と「半角」でバラバラに入力されていたりすると、エクセルはそれらを別のデータとして扱ってしまいます。

こうした問題を防ぐには、JIS関数やASC関数を使って全角・半角を統一したり、置換機能で特定の文字列を一括で揃えたりする、事前の準備が大切です。

もう一つよくあるのが、文字の前後や間に**余計な空白(スペース)**が入っているケースです。

見た目は全く同じ文字列に見えても、最後に半角スペースが1つ入っているだけで、エクセルは重複と判定してくれません。

この問題を解決するには、TRIM関数を使ってセル内の余分な空白を一括で取り除く方法が効果的です。

重複チェックや削除の作業を始める前に、こうした関数や機能を使ってデータの書き方や入力ルールをしっかり統一しておくことで、エクセルの便利な機能を最大限に活かせます。

正確で信頼できるデータベースを作るためにも、ぜひこれらのポイントを押さえておきましょう。

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