エクセルのプルダウンについてお探しですね。
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エクセルのプルダウンリストを使いこなそう!基本から便利ワザまで徹底解説
エクセルでデータを入力するとき、毎回手で打ち込むのって大変ですよね。
しかも、「りんご」と「リンゴ」が混ざってしまったり、打ち間違いが起きたりと、何かとトラブルの元になります。
そんなときに役立つのが「プルダウンリスト(ドロップダウンリスト)」です。
基本的な使い方だけでも十分便利なんですが、ちょっとした工夫を加えると、もっともっと使いやすくなります。
この記事では、初めての人でもすぐに試せる基本の作り方から、知っていると差がつく便利テクニックまで、わかりやすく紹介していきます!
1. まずは基本!プルダウンリストの作り方
プルダウンリストを作るには、「データの入力規則」という機能を使います。
難しそうな名前ですが、操作自体はとってもシンプルです。
まず、プルダウンを作りたいセルをクリックして選びます。
次に、画面上の方にある「データ」というタブを押して、「データの入力規則」をクリックしてください。
すると設定画面が出てくるので、「入力値の種類」というところを「リスト」に変えましょう。
これで「元の値」という入力欄が表示されます。
ここからは、選択肢の指定方法が2パターンあります。
1つ目は、「元の値」の欄に直接「りんご,みかん,バナナ」みたいに、半角のカンマ(,)で区切って文字を入れる方法です。
選択肢が少なくて、今後も変わらない場合はこれで十分です。
2つ目は、シートの別の場所にあらかじめリストを作っておいて、そのセルの範囲を指定する方法です。
実際の仕事では後から選択肢が増えたり減ったりすることが多いので、別の場所にリストを作っておく2つ目の方法がおすすめです。
ちなみに、プルダウンを開くときに毎回マウスでクリックするのって、ちょっと面倒じゃないですか?実は、キーボードだけでサクッと開く方法があるんです。
プルダウンが設定されているセルを選んだ状態で、「Alt」キーを押しながら「↓(下矢印)」キーを押してみてください。
するとリストがパッと開きます。
あとは上下の矢印キーで選んで「Enter」で確定するだけ。
慣れるとマウスを使うより断然速いので、ぜひ試してみてください!
2. 選択肢を後から追加・編集する便利ワザ
別の場所に作ったリストを使ってプルダウンを作った場合、後から「あ、この項目も追加したい!」ってなることがよくあります。
でも、リストの下にただ文字を追加しただけでは、プルダウンには自動で反映されないんです。
追加するには、もう一度「データの入力規則」を開いて、「元の値」で指定している範囲を、新しく追加した分まで広げ直す必要があります。
でも、これを毎回やるのはかなり面倒ですよね。
そこで使いたいのが、リストに項目を追加したら自動でプルダウンにも反映される便利な方法です。
一番簡単なのは、リストを「テーブル」に変えることです。
リストの範囲を選んで、「挿入」タブから「テーブル」をクリックすると、表がテーブル形式になります。
その後、プルダウンの「元の値」にこのテーブルを指定しておけば、テーブルの一番下に新しい項目を入力するだけで、自動的にプルダウンにも追加されるようになります。
もう少し上級者向けの方法として、関数を使う手もあります。
「データの入力規則」の「元の値」に、OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせた式を入れておくんです。
これを使うと、エクセルが自動で「何個データが入っているか」を数えて、その分だけをプルダウンの選択肢として表示してくれます。
ちょっと難しく感じるかもしれませんが、テーブルが使いづらい場合には便利な方法なので、余裕があればチャレンジしてみてください。
3. プルダウン同士を連動させて選択肢を絞り込もう
エクセルを使っていると、「都道府県を選んだら、次は自動的にその都道府県の市区町村だけが選べるようにしたい」みたいなことってありませんか?こういう連動するプルダウンを作るには、「名前の定義」という機能と「INDIRECT関数」を組み合わせます。
最初の設定はちょっと手間ですが、一度作ってしまえば入力ミスをほぼゼロにできる、とても強力な機能です。
**連動プルダウンを作る3つのステップ**
1. 大きなグループ(都道府県など)と小さなグループ(市区町村など)のリストをそれぞれ作る
2. 小さなグループのリストに、大きなグループと同じ「名前」をつける
3. 小さなグループのセルの「データの入力規則」で「=INDIRECT(大きなグループのセル)」と設定する
具体的にやってみましょう。
まず、シートに大きなグループの項目(例:関東、関西)と、それに対応する小さなグループの項目(関東なら東京・神奈川、関西なら大阪・京都など)をリストにして入力します。
次に、小さなグループのデータ範囲を選んで、画面左上の「名前ボックス」に大きなグループと全く同じ名前(「関東」とか「関西」)を入力します。
最後に、小さなグループを表示させたいセルの「データの入力規則」を開いて、元の値に「=INDIRECT(大きなグループを入力するセル)」と入力すれば完成です。
INDIRECT関数は、カッコの中に入っている文字を「参照先の名前」として認識して、対応するデータを呼び出してくれる関数です。
つまり、大きなグループで「関東」を選ぶと、小さなグループのプルダウンには「関東」という名前がついたデータだけが表示される仕組みです。
部署と担当者、商品カテゴリと商品名など、いろんな場面で使えるので、覚えておくととても便利ですよ!
4. 選んだ項目に合わせて自動で色を変える方法
プルダウンで項目を選んだとき、セルの色も一緒に変わったら便利だと思いませんか?たとえば、タスク管理表で「未着手」「進行中」「完了」を選べるようにして、「完了」を選んだらセルがグレーになるようにすれば、どのタスクが残っているか一目でわかります。
これを実現するのが「条件付き書式」という機能です。
設定方法はとっても簡単です。
まず、プルダウンが設定されているセル(または色を変えたい範囲)を選びます。
次に、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」をクリックしてください。
ルールの種類で「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選んで、特定の文字(例えば「完了」)と同じ場合に色が変わるように設定します。
あとは「書式」ボタンを押して、好きな背景色を選んで「OK」を押すだけです。
複数の選択肢それぞれに違う色をつけたい場合は、この設定を繰り返します。
「未着手」なら赤、「進行中」なら黄色、「完了」なら青、みたいな感じで、選択肢ごとにルールを追加していけばOKです。
色を選ぶときのコツは、真っ赤とか真っ青みたいな濃い色は避けて、淡いパステルカラーや薄いグレーなど、目に優しい色を使うこと。
そうすると、長時間見ていても疲れにくく、パッと見て状況がわかる使いやすい表が完成しますよ!
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