エクセルのIF関数の使い方をお探しですね。

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エクセルのIF関数を使いこなそう!複数条件もこれでバッチリ

エクセルで仕事をもっと楽にしたいなら、「IF関数」は絶対に覚えておきたい機能です。

条件が一つだけなら簡単なんですが、「AとBの両方が当てはまる」とか「AかBのどちらかが当てはまる」みたいな複数の条件になると、途端に難しくなってエラーが出てしまう…なんて経験ありませんか?この記事では、IF関数とAND関数・OR関数を組み合わせた使い方から、COUNTIF関数を使ってびっくりするほどシンプルに書き換えるワザまで、すぐに使える便利な方法をわかりやすく紹介していきます!

1. IF関数の基本と、複数条件を組み合わせるメリット

エクセルのIF関数は、「もし〇〇だったらA、違ったらBを表示する」という条件分けをするための超便利な機能です。

基本の書き方は「=IF(条件, 当てはまったら, 当てはまらなかったら)」で、売上が目標を達成したかどうかとか、テストの点数で合格・不合格を分けるとか、日常的な作業でよく使います。

でも実際の仕事では、「点数が80点以上で、しかも提出物も出している場合」みたいに、条件が一つだけで済むことって意外と少ないんですよね。

そこで大事になってくるのが、IF関数の中に他の関数を組み合わせて、複数の条件を一度に処理するテクニックです。

IF関数だけでも、中にさらにIF関数を入れる「入れ子(ネスト)」という方法で複数条件は作れます。

でも、入れ子が深くなるとカッコの閉じ忘れが起きやすくなったり、後で見返したときに「これ何だっけ?」ってなったりしがちです。

そんな複雑さを防ぐために、AND関数やOR関数といった便利な関数を一緒に使うのがおすすめなんです。

AND関数やOR関数をIF関数の条件部分に入れると、エクセルに「なおかつ」とか「または」っていう人間の言葉に近い感覚で条件を伝えられます。

これで数式全体が短くなるだけじゃなく、他の人がファイルを見たときにも「あ、こういうことか」って理解しやすくなります。

複数条件をスマートに処理できるようになると、単に計算ができるだけじゃなくて、後から見直しやすくてミスも少ないエクセル資料が作れるようになりますよ!

2. AND関数・OR関数を使った複数条件の具体的な指定方法

複数条件を指定する代表的な方法の一つが、AND関数との組み合わせです。

AND関数は、指定した複数の条件が「全部」当てはまったときだけOK(TRUE)と判定してくれます。

日本語で「〜で、しかも〜」って言いたい場面で活躍します。

例えば、社員の評価で「営業成績が目標達成(A1セルが100以上)」かつ「遅刻なし(B1セルが0)」の両方をクリアした人だけに「特別賞」をあげたいなら、「=IF(AND(A1>=100,B1=0),”特別賞”,”通常”)」という数式を作ります。

一方、OR関数は指定した条件の「どれか一つでも」当てはまればOK(TRUE)と判定する関数です。

こっちは「〜か、または〜」って言いたい状況で使います。

例えば、イベントの参加条件として「会員である(C1セルが”会員”)」または「紹介状を持っている(D1セルが”あり”)」のどちらか一方でも満たしていれば「入場OK」にする場合、「=IF(OR(C1=”会員”,D1=”あり”),”入場可”,”不可”)」と書きます。

どちらかの条件さえクリアしていればいいので、選択肢を広げる判定に向いています。

これらの関数をミスなく使いこなすコツは、いきなりエクセルに数式を打ち込まないことです。

まずは自分がやりたい条件分けを日本語の文章で書き出してみましょう。

「AとBの両方が必要なのか(AND)」「AかBのどちらかでいいのか(OR)」を整理すると、関数の選び間違いがぐっと減ります。

それに、AND関数とOR関数は単独で使うだけじゃなく、「=IF(AND(A1>=80,OR(B1=”会員”,C1=”優待”)),”合格”,”不合格”)」みたいに組み合わせて、もっと細かい条件を設定することもできるんです。

3. COUNTIF関数を活用してIF関数の条件分岐をシンプルにする裏ワザ

IF関数とAND・OR関数の組み合わせはとても便利なんですが、チェックするセルが増えると数式がめちゃくちゃ長くなっちゃうっていう弱点があります。

例えば、5つのチェック項目が全部「〇」かどうかをAND関数で判定しようとすると、「C1=”〇”, C2=”〇”, C3=”〇”…」って一つずつ入力しないといけなくて、すごく面倒です。

こんな「決まった範囲の中に、指定した値がいくつあるか」を基準にした条件分けをするときに、びっくりするほど効果を発揮するのが、COUNTIF関数を使う裏ワザなんです。

COUNTIF関数は、指定した範囲の中から条件に合うセルの個数を数えてくれる機能です。

これをIF関数の条件に組み込むと、さっきの「5つの項目が全部〇なら」っていう長い条件が、「=IF(COUNTIF(C1:C5,”〇”)=5,”OK”,”NG”)」っていうすごく短い数式で書けちゃいます。

条件を一つずつ指定するAND関数と違って、範囲をまとめて指定できるので、後からチェック項目が10個、20個と増えても、範囲部分(C1:C10とか)を修正するだけで簡単に対応できます。

さらに、このCOUNTIF関数を使った方法は、OR条件の代わりとしてもめちゃくちゃ使えます。

「5つの項目のうち、どれか一つでも〇があれば」っていう条件にしたいなら、「=IF(COUNTIF(C1:C5,”〇”)>=1,”OK”,”NG”)」って書くだけでOKです。

こんな風に、論理関数だけで無理やり数式を作ろうとしないで、COUNTIF関数みたいに「個数を数える」っていう別のアプローチを取り入れると、ごちゃごちゃした条件分岐がシンプルでミスの起きにくい形に劇的に改善できるんです!

4. 複雑な条件分岐でエラーを防いで、読みやすい数式を作るコツ

複雑な条件分岐を作るとき、エクセルでエラーを防いで、誰が見てもわかりやすい数式を作るには、次の3つのポイントを意識するといいですよ。

* **条件の数は3〜5つくらいまでにして、複雑なときは作業列を使う**
* **数式バーで改行(Alt+Enter)して、見やすく整理する**
* **空白セルや計算エラー対策にIFERROR関数を組み合わせる**

まず一つ目の「条件の数を制限する」についてですが、AND関数やOR関数には理論上いくつでも条件を追加できます。

でも、人間の頭ですぐに理解できるのって、だいたい3つから5つくらいまでなんです。

それ以上に条件が複雑になる場合は、一つのセルで全部計算しようとしないで、作業用の列を作って段階的に判定していく方が、トラブルをずっと安全に防げます。

二つ目のコツは、数式を読みやすくする工夫です。

IF関数の中にさらにIF関数を入れる「入れ子(ネスト)」をすると、カッコの数が合わなくてエラーになりやすいです。

数式入力バーで適度に改行を入れて、階層を整えて書くと、どういう仕組みなのかが一目でわかるようになります。

最新のエクセルを使っている人なら、入れ子を避けて複数条件をスッキリ書ける「IFS関数」を使うのもおすすめです。

最後は、予想外のデータが入力されたときのエラー対策です。

IF関数の条件式ではカバーしきれない空白セルとか、計算結果がエラーになっちゃうケースに備えて、IFERROR関数を組み合わせるのがおすすめです。

「=IFERROR(元の数式,”未入力”)」みたいに数式全体を囲むと、変なエラー表示を防げて、表全体がきれいで信頼できる感じになります。

いつも「他の人がこのシートを見たらどう思うかな」って視点を持って数式を作ると、もっと良いものができますよ!

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